Tự động hóa quy trình gom lệnh điều hành và booking dịch vụ tour lữ hành
Trong vận hành lữ hành, bộ phận Điều hành chính là "trạm trung chuyển" áp lực nhất. Việc phải xử lý cùng lúc hàng chục tour đoàn, tour gom khách lẻ với hàng trăm dịch vụ như Khách sạn, Vé máy bay, Nhà hàng, Xe vận chuyển, Hướng dẫn viên... dễ dẫn đến tình trạng quá tải, sót lệnh book hoặc trễ hạn thanh toán tiền cọc.
Phần mềm TravelERP mang đến giải pháp Tự động hóa quy trình gom lệnh điều hành, giúp kết nối mượt mà giữa bộ phận Kinh doanh (Sales) và Điều hành (Operations), loại bỏ hoàn toàn tình trạng sót booking và nâng cao uy tín với nhà cung cấp.
1. Những Rủi Ro Thường Gặp Trong Khâu Điều Hành Tour Thủ Công
- Sót lệnh đặt dịch vụ (Overbooking/Underbooking): Đơn hàng đã chốt nhưng thông tin không được chuyển kịp thời sang bộ phận Điều hành, dẫn đến việc quên đặt phòng khách sạn hoặc vé máy bay vào mùa cao điểm.
- Rủi ro trễ hạn thanh toán đặt cọc (Deposit Deadline): Không theo dõi sát sao hạn chót đặt cọc giữ chỗ khiến nhà cung cấp hủy booking, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lịch trình của đoàn.
- Mất thời gian gom lệnh thủ công: Khi có nhiều đoàn nhỏ cùng khởi hành một ngày, nhân viên Điều hành phải ngồi nhặt thủ công từng khách để gom xe 45 chỗ hoặc gom suất ăn nhà hàng, gây tốn thời gian và dễ nhầm lẫn.
2. Quy Trình Chuyển Đổi Dữ Liệu Tự Động Từ Sales Sang Điều Hành
Với TravelERP, rào cản thông tin giữa các phòng ban được xóa bỏ hoàn toàn nhờ cơ chế chuyển đổi dữ liệu thông minh:
- Sinh lệnh điều hành tự động: Ngay khi Sales chuyển trạng thái đơn hàng sang "Đã chốt", phần mềm tự động phân bóc các hạng mục dịch vụ thành các Lệnh đặt dịch vụ (Booking Order) riêng biệt.
- Gom lệnh thông minh (Smart Grouping): Phần mềm tự động gom các yêu cầu xe, vé máy bay, phòng khách sạn có cùng ngày khởi hành/tuyến đường từ nhiều đơn hàng khác nhau thành một Lệnh tổng, giúp bộ phận Điều hành dễ dàng thương lượng mức giá tốt hơn với nhà cung cấp.
3. Giám Sát Trạng Thái Booking Real-time & Cảnh Báo Hạn Đặt Cọc
TravelERP giúp Ban Giám đốc và Trưởng phòng Điều hành kiểm soát toàn bộ tiến độ đặt dịch vụ thông qua hệ thống quản lý trạng thái trực quan:
- Chuông cảnh báo tự động: Hệ thống tự động phát cảnh báo trước 24h - 48h đối với các hạn chót đặt cọc (Deposit Deadline) hoặc hạn chót thanh toán quyết toán với Nhà cung cấp, đảm bảo doanh nghiệp luôn giữ đúng uy tín thương hiệu.
- Tự động xuất Phiếu đặt dịch vụ (Booking Confirmation): Xuất trực tiếp file PDF/Email mẫu đặt dịch vụ có logo công ty gửi cho Nhà cung cấp chỉ với 1 click.
